Je neemt jezelf van alles voor als de dag begint. Toch heb je aan het einde van dag weer het gevoel dat er niets uit je handen is gekomen. Dat ga je voortaan anders doen. 7 tips om effectiever te werken.

1. Begin de dag niet met social media
Alles begint met rust en concentratie. Om ervoor te zorgen dat je die weer terug krijgt, moet je ‘s ochtends een goede start maken. Zodra je computers opstart wil je natuurlijk je Facebook-berichten, Twitter-tweets bekijken, wacht daar mee. Bewaar ‘het checken’ voor de lunch, want zodra je ermee begint met zit je zo de hele dag naar het scherm te staren.

2. Focus op eerst op twee taken
Schrijf de taken die je moet doen op een lijstje. Welke twee zijn het belangrijkst vandaag en hebben de grootste impact op je bedrijfsproces. Zet die bovenaan en richt je op het realiseren ervan. Je zult dus aan het einde van de dag altijd dingen overhouden die nog gedaan moeten worden, maar dat wat je gedaan hebt, heeft je bedrijf verder geholpen.

3. Beslis direct
Of het nu gaat om het lezen en antwoorden van je e-mail of die vergadering die je zou inplannen, doe het direct, twijfel niet. Er zijn vaak veel redenen om het even uit te stellen. Zodra je daaraan toegeeft, komen taken onderop de stapel te liggen. Maak er dus een gewoonte van om direct dingen te besluiten. Het is ‘ja’ of ‘nee’ en dus niet ‘misschien’ .

4. Handel een ding tegelijk af
Multitasken is echt een sprookje. Er lopen vast en zeker supertalenten rond die dit kunnen, maar voor de meeste mensen geldt dat zij hun concentratie verliezen als ze zich op meerdere taken tegelijk moeten richten. Je neemt even een telefoontje op terwijl je een rapport aan het bestuderen bent en tien minuten later sta je bij een collega in het kantoor om hem te helpen met een computerprobleem. Op de weg ernaar toe werd je ook nog even aangeschoten door iemand met de vraag of je die ene klant niet even te woord wilt staan. Het rapport ben je inmiddels alweer vergeten. Voorkom dit scenario. Schrijf op een briefje de acties op die je moet nemen en reageer niet direct op ieder verzoek.

5. Bereid vergaderingen voor
Je stap een vergadering in met een heerlijke kop koffie, een werknemer steekt van wal. Er wordt gelachen, de koekjes gaan rond. Ken je dit? Het theemutsengehalte in je bedrijf is dan zeer hoog. Je zult echt effectiever een vergaderingen in moeten. Dat houdt in dat als jij de leiding hebt, je met een agenda en actielijst, de vergadering opent. Tijdens de vergadering zul je iedere afdwaling van de agenda moeten bijsturen.

6. Delegeer taken
Je hebt een nieuwe chef aangesteld, maar vervolgens ga je nog wel mee zitten kijken met iedere actie die hij neemt. Het is een fout die veel ondernemers maken. Bouw vaste momenten in de week of de dag in waarin je even een terugkoppeling vraagt van iemand over hoe het gaat. Je zult zien dat het beter werkt. Naarmate je de werknemer groeit in zijn rol zal je hem ook meer taken kunnen delegeren en je handen dus vrijspelen voor je eigen taken.

7. Neem pauzes
Hard werken is belangrijk, regelmatig een pauze nemen, net zo goed. Als je twee uur naar een complexe Excellsheet hebt zitten staren dan is het tijd om even pauze te nemen. Veel mensen hebben moeite om juist als ze geconcetreerd bezig zijn om even te stoppen. Dat is wel belangrijk. Loop ene rondje buiten of maak een praatje bij de koffieautomaat, je zult zien de sommen zijn na zo’n korte pauze veel sneller opgelost.

Bron: Sprout.nl

Efficiënter werken en een betere balans tussen werk en privé. Dat zijn de belangrijkste voordelen van Het Nieuwe Werken. Het vermijden van files of een beter milieu spelen nauwelijks mee.

Dat blijkt uit online onderzoek van ISBW Opleiding en Training, onderdeel van de Schouten & Nelissen Groep.

Slechts 6,5 procent van de werknemers noemt het niet meer in de files hoeven staan als grootste voordeel van Het Nieuwe Werken. Werkgevers hebben het wel in hun top drie staan. lees verder

Al vanaf de oertijd is de mens bezig met meer doen in minder tijd. Specialisatie en efficiency is er al sinds de mens op aarde rondloopt.

Door de eeuwen heen lopend begint het heel vroeg met de keuze jagen of verbouwen. Zelfs afhankelijk van de plaats heeft het menselijk lichaam zich gespecialiseerd. Kijk maar naar Inuit (eskimo’s) of Nepalezen.
Hun lichaam heeft zich aangepast aan de omstandigheden om zo efficiënt mogelijk gebruik te maken van de aanwezige bronnen.

Wel efficiënt dus.

Efficiency of specialisatie is dus een evolutie dingetje.
Volgens Darwin “the survival of the fittest” is het niet de sterkste die overleeft maar diegene die zich het beste aanpast.
Stel dat de sterkste van de oertijd had overwonnen dan hadden we misschien nog als Neanderthalers rondgelopen met knuppels.
Gelukkig dus maar dat de beste aanpasser overwint.

In de Romeinse tijd had je de Romeinse overheersers, de rest van de bevolking was slaaf of gladiator. De gladiator was een gespecialiseerde vechtmachine voor het vermaak van het volk, een soort vroege cabaretier. (Historisch niet correct)
De slaven werden ingezet voor specialistisch werk zoals bouw van bv. aquaducten of werkten op het land. Overigens werd in die tijd niet gevraagd wat je wilde doen of waar je goed in was.

Niet efficiënt dus.

Wel efficiënt was het om de bevolking onder controle te houden met brood en spelen. Enkele uitzonderingen daargelaten.
De “Donkere Middeleeuwen” braken aan na de Romeinse tijd. Waarbij “Donker” voor meerdere uitleg vatbaar is.
De meest recente is dat er gewoon weinig bekend is en niet dat er weinig licht was. Wel bekend is dat het een tijd was van religieuze worstelingen. Hmm, dat klinkt bekend. Een specialisatie van de mens om zichzelf beter te vinden dan een ander, dat het niet werkt blijkt wel want we leven niet meer in de Middeleeuwen, donker of niet.

Niet efficiënt dus.

In de Middeleeuwen ontstonden de gilden. Personen met eenzelfde beroep waren lid van een gilde. Handig want als je een vak wilde leren dan wist je waar je terecht kon.

Wel efficiënt dus.

De Renaissance was de opvolger van de middeleeuwen.
Karakteristiek voor de Renaissance is mechanisatie. In die tijd zijn diverse grote uitvindingen gedaan waardoor ons leven een stuk aangenamer is.
Denk aan drukpers, papier, kompas en buskruit. Vrij vertaald naar producten in onze tijd zijn dit:
Kleurenprinter, iPad, GPS navigatiesystemen en vuurwerk. Ik hou het positief en het past oud en nieuw. Veel specialisaties die leven en werken efficiënter maakten.

De Nieuwe tijd

Zo genoemd om de “oude” tijd achter ons te laten en ons beter te voelen dan onze voorgangers. De nieuwe tijd kenmerkt zich door kolonisatie en later de industriële revolutie. Specialisatie van de werkende mens zette zich verder voort. Dankzij de uitvinding van de stoommachine kon de massaproductie maatschappij een aanvang nemen. Een mens hoefde alleen nog geld te verdienen om daarmee zijn dagelijkse behoefte te kopen i.p.v. zelf te produceren. Inmiddels leven we in de “hedendaagse geschiedenis” en de specialisering gaat nog steeds verder.

Wel efficiënt dus.

Ik heb zelf in diverse branches gewerkt en overal dezelfde ontwikkeling gezien. In iedere branche is het takenpakket van de mens op de werkvloer steeds verder uitgekleed. De diverse branches waarin ik gewerkt heb zoals autobranche, financiële branche maar ook de bouw en horeca kwam ik specialisatie tegen op de werkvloer. Hierdoor kon immers meer winst worden gemaakt en groei gerealiseerd. Met de groei stootte het management ook taken af, vooral taken die lagerbetaald waren of veel tijd kostten. De specialisatie werd strategie.

Een beetje topmanager heeft een PA en wellicht een chauffeur.

Wel efficiënt dus.

Volkomen logisch want specialisatie komt ten goede van de winst en groei van het bedrijf waardoor we nog verder kunnen specialiseren en nog efficiënter werken. De specialisatie wordt door alle lagen in het bedrijf doorgevoerd behalve bij de buitendienst verkoop. Eén van de, zo niet belangrijkste groep medewerkers van je bedrijf. In veel gevallen ook de bestbetaalde van het bedrijf door omzetbonussen. Hij/zij is natuurlijk wel gespecialiseerd in het verkoopvak maar erg zuinig zijn we niet op onze verkopers.

We stellen een goede auto beschikbaar zodat prospect en klant bezocht kunnen worden, geven een mobiel en navigatiesysteem. Tijd is immers een belangrijk goed voor een verkoper en iedere minuut reistijd is er één teveel. Deze middelen maken dat de verkoper bij de klant kan zitten.

Wel efficiënt dus.

Bovenop al dit moois geven we onze toppers een laptop van de zaak want informatie moet wel worden vastgelegd, een klus waaraan de meeste verkopers een hekel hebben.

Niet efficiënt dus.

Waarom geven we naast auto en mobiel niet een assistente aan onze toppers. Hierop hoor ik regelmatig “informatie vastleggen hoort bij de functie” of “Met zo’n salaris hoort administratie er gewoon bij” Hoe zit dat dan met het C level, zij bespreken toch ook zaken en praten met klanten, moet die informatie dan niet worden vastgelegd. Oh ja, daarvoor hebben ze op het C level een PA (Personal Assistant) Bovendien is dat goed voor de uitstraling van je bedrijf.

Wel efficiënt dus.

Een (top)verkoper hoort net als het C level een assistente te hebben die de administratie overneemt zodat je verkoper zijn tijd kan besteden aan zijn specialiteit nl. verkopen. Je verkoper is immers HET visitekaartje van je bedrijf. Een gemotiveerde verkoper levert zomaar enkele procenten of tientallen procenten meer omzet op. Verkopers vertellen mij regelmatig dat zelf administratie doen zwaar demotiveert en zelfs leidt tot minder omzet.

Niet efficiënt dus.

Bel ADA, altijd je persoonlijke assistente!

http://www.bel-ada.nl/

Wel efficiënt dus.